„Können wir nicht einfach Microsoft 365 nehmen, das hat doch jeder?“ Die Frage hören wir oft, und sie ist berechtigt. Microsoft 365 ist bequem und weit verbreitet. Trotzdem lohnt sich ein Blick auf die Alternative, vor allem, wenn dir Datenhoheit und planbare Kosten wichtig sind.
Was beide können
Im Kern decken beide Lösungen ähnliche Bereiche ab:
- Dateien ablegen, synchronisieren und teilen
- Kalender und Kontakte im Team
- Chat und Videokonferenzen
- Office-Dokumente im Browser gemeinsam bearbeiten
Nextcloud nutzt dafür Nextcloud Files, Talk, Groupware und Nextcloud Office. Microsoft verteilt es auf OneDrive, SharePoint, Teams, Outlook und die Office-Apps.
Der wichtigste Unterschied: Wo deine Daten liegen
Bei Microsoft 365 liegen deine Daten in Microsofts Cloud. Microsoft bietet zwar Rechenzentren in der EU an, bleibt aber ein US-Unternehmen und unterliegt damit auch US-Recht. Für viele Datenschutzbeauftragte ist das ein Dauerthema.
Bei Nextcloud entscheidest du selbst: Der Server steht bei dir im Haus oder in einem Rechenzentrum in Deutschland, bei einem Anbieter deiner Wahl. Nextcloud selbst ist ein deutsches Unternehmen mit Sitz in Stuttgart, und die Software ist Open Source.
Kosten: pro Kopf vs. pro System
Microsoft 365 wird pro Benutzer und Monat abgerechnet. Mit jedem neuen Teammitglied steigen die Kosten, und Preisänderungen bestimmt der Hersteller.
Bei Nextcloud fallen keine Lizenzkosten pro Kopf an. Du zahlst für den Server und die Betreuung, also Einrichtung, Updates, Backups und Support. Für kleine Teams ist der Unterschied manchmal gering, mit wachsender Teamgröße wird er größer. Optional gibt es eine Nextcloud-Enterprise-Subscription mit Herstellersupport.
Was Nextcloud nicht kann
Ehrlichkeit gehört dazu:
- Nextcloud ist kein Mailserver. Für E-Mail brauchst du zusätzlich einen Mailserver oder einen E-Mail-Anbieter. Den richten wir mit ein oder binden deinen bestehenden an.
- Teams-Gewohnheiten lassen sich nicht 1:1 übertragen. Wer tief in Teams-Kanälen und SharePoint-Seiten steckt, muss sich umstellen.
- Spezielle Microsoft-Integrationen wie bestimmte Excel-Makros oder Power-BI-Anbindungen funktionieren nicht immer gleich.
Für wen passt was?
Nextcloud passt gut, wenn …
- dir wichtig ist, wo deine Daten liegen (z. B. bei Mandanten-, Patienten- oder Personaldaten)
- du keine Lust auf steigende Kosten pro Kopf hast
- dein Team vor allem Dateien teilt, Termine plant und Dokumente bearbeitet
- du unabhängig von einem einzelnen Anbieter bleiben willst
Microsoft 365 bleibt sinnvoll, wenn …
- deine Fachsoftware zwingend auf Microsoft-Dienste angewiesen ist
- deine Kunden und Partner ausschließlich über Teams arbeiten und das nicht verhandelbar ist
- du bereits tief in die Microsoft-Welt integriert bist und ein Umstieg mehr kostet, als er bringt
Und oft ist die Antwort ein Mix: Nextcloud für Dateien und Zusammenarbeit, Outlook bleibt für E-Mail. Auch das bekommen wir sauber hin.
Fazit
Nextcloud ist kein Microsoft-365-Klon, sondern eine eigenständige, ausgereifte Plattform mit einem großen Vorteil: Sie gehört dir. Ob sie zu dir passt, finden wir am besten gemeinsam heraus.
Neugierig? Mehr Details auf unserer Nextcloud-Seite oder direkt zur kostenlosen Ersteinschätzung.